Datenschutz für Mietinteressenten

Die vorliegende Datenschutzerklärung ist die Datenschutzerklärung von

Grand City Property Ltd. Zweigniederlassung Deutschland
Wittestraße 30, Haus F, 13509 Berlin
Tel: + 49 30 346 55 777
E-Mail: post@grandcityproperty.de

Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, welche Daten wir für das Mietbewerbungsverfahren verarbeiten, in welchem Umfang Ihre Daten möglicherweise an Dritte weitergegeben werden und welche Rechte Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns haben.

Kategorien der personenbezogenen Daten und Betroffenen

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten über Sie:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Einkommensverhältnisse, Informationen zur Kostenübernahme durch Dritte, Beruf, Arbeitgeber, Informationen zu der Anmietung entgegenstehenden Wohnsitzauflagen, Informationen über die Vermögensverhältnisse (insbesondere Verfahren zu Vermögensauskünften, Räumungsklagen), Informationen zum vorigen Mietverhältnis, Wohnberechtigungsschein, Informationen zu Haustieren, Informationen zu Nutzungsart der Räume.

Ferner verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten über weitere Personen, die bei Abschluss des Mietvertrages in die Wohnung einziehen würden:
Anzahl der miteinziehenden Personen und Informationen über Minderjährigkeit.

Sofern wir uns für Sie als Mieterin/Mieter entscheiden, werden wir folgende weitere personenbezogene Daten verarbeiten:

Kontodaten, ggfls. Informationen zur Leistungserbringung durch Dritte, Schufa-Auskunft, Personalausweis-/Passnummer, ggfls. Informationen zur Betreuung.

Zweckeder Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die von Ihnen stammenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung eines Mietbewerbungsverfahrens, um über die Vergabe der Wohnung, an deren Anmietung Sie interessiert sind, zu entscheiden. Die Daten dienen dabei insbesondere dazu, festzustellen, ob Sie als Mieterin/Mieter in Betracht kommen. Ferner nutzen wir die Daten, um Sie bei Nachfragen zu kontaktieren und über die Entscheidung der Vermietung zu informieren. Sofern wir uns für Sie als Mieterin/Mieter entscheiden, verwenden wir die Daten, um den Mietvertrag vorzubereiten und das Mietverhältnis durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO.

Sofern Sie im Rahmen des Mietbewerbungsverfahrens als potenzielle/r Mieter/in ausgewählt werden, prüfen wir unmittelbar vor dem Abschluss des Mietvertrages Ihre Bonität. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten an die bzw. von der SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden übermittelt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Überprüfung der Bonität zukünftiger Mieterinnen/Mieter, um das Risiko von Zahlungsausfällen im Mietverhältnis zu verringern.

Wir speichern und verarbeiten die erhobenen Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten nach Einzug bzw. Abschluss des Mietbewerbungsprozesses. Sofern es zum Abschluss eines Mietvertrages kommt, werden die Daten, die wir zur Durchführung des Mietverhältnisses benötigen, weiterhin gespeichert. Diese können Sie explizit Ihrem Mietvertrag entnehmen. Alle anderen personenbezogenen Daten werden nach Ablauf der oben genannten Speicherdauer gelöscht.

Daneben verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Kommunikation, insbesondere zur Bearbeitung und Speicherung von Ihren Anfragen. Dazu gehört die Erstellung sogenannter Tickets, in denen Ihre Anfrage dokumentiert und der Bearbeitungsstatus vermerkt wird. Diese Daten werden spätestens drei Jahre nach Abschluss einer Anfrage gelöscht.

Daneben verwenden wir einige Ihrer Daten, um Ihnen zu besonderen Anlässen (z.B. Weihnachten) Grüße zu übermitteln. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, das Verhältnis zu unseren Mietern durch entsprechende Aufmerksamkeiten zu pflegen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung – einschließlich Profiling – findet nicht statt.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Teilweise ist es erforderlich, dass einige der oben genannten Daten für die oben bezeichneten Zwecke an Dritte weitergegeben werden. Zu den Kategorien von Empfängern gehören:

Eigentümerin bzw. Vermieterin des von Ihnen bewohnten Mietobjekts (die konkrete Eigentümergesellschaft ergibt sich aus Ihrem Mietvertrag);
andere Mieter innerhalb der Verwaltungseinheit, in der sich die von Ihnen bewohnte Wohnung befindet;
Messunternehmen für die Durchführung von Betriebskostenabrechnungen;
Handwerker, Architekten & Ingenieure und Hausmeister für die Besichtigung und/oder Durchführung von erforderlichen Reparaturen oder vergleichbaren Maßnahmen,
Dienstleister von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen,
Versicherungen für den Schadensfall,
Versorger von Energie, Öl, Gas, Heizung, Kabel & Internet, welche das Objekt mit diesen Gütern beliefern,
Dienstleister für die digitale Abwicklung von Wohnungsbewerbungs- und Vermietungsprozessen,
Finanzdienstleister (z. Bsp. Banken, Sparkassen)
Anwaltskanzleien,
Gerichte,
Behörden,
Job Center,
die SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden,
Sicherheitsdienste.

Rechtsgrundlagen für die Weitergabe sind, soweit die Weitergabe zum Abschluss oder zur Durchführung des Mietvertrags mit Ihnen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Weitergabe zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, Art. 6 Abs 2 S. 1 lit. f DSGVO bzw., soweit der Empfänger als unser Auftragsverarbeiter tätig wird, Art. 28 DSGVO in Verbindung mit dem jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag. In manchen Fällen gestatten wir einzelnen Auftragsverarbeitern die in unserem Auftrag verarbeiteten Daten zu anonymisieren und diese anonymisierten Daten zu Zwecken der statistischen Auswertung zu verwenden. Rechtsgrundlage für die Anonymisierung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse an der Anonymisierung, um statistische Auswertungen zu ermöglichen, dass nicht durch gegenläufige Interessen ausgeschlossen wird, weil die Anonymisierung keine Nachteile für die Betroffenen birgt. Teilweise ist es erforderlich, einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten anderen Mietern zugänglich zu machen, um Ansprüche dieser Mieter gegen uns zu erfüllen (z.B. die Übersendung einer Gesamtübersicht der Nebenkostenauflistung im Falle der Geltendmachung eines Anspruchs auf Belegeinsicht). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Die Weitergabe Ihrer Daten an die jeweilige Eigentümerin der Wohnung ist erforderlich, damit die Eigentümerin ihre Pflichten aus dem Mietvertrag Ihnen gegenüber wahrzunehmen sowie ihre gesetzlichen – insbesondere steuerrechtlichen und buchhalterischen – Pflichten erfüllen kann. Die Übermittlung der Daten durch die Grand City Property zu diesem Zweck beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO. Es besteht insofern ein berechtigtes Interesse der Parteien, dass die Eigentümerin in die Lage versetzt wird, ihren vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen zu können. Teilweise kann es auch erforderlich sein, dass die Grand City Property Mieterdaten an die Eigentümerin übermittelt, um nachzuweisen, dass sie die ihr im Rahmen der Hausverwaltervollmacht übertragenen Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt hat. Die Weitergabe an Anwaltskanzleien und Gerichte beruht auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, weil wir ein berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Ansprüche bzw. Vertretung gegen Forderungen haben. Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe an Sicherheitsdienste ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Sicherung unserer Gebäude. Wir übermitteln ferner zum Zwecke der Bonitätsprüfung von Mietinteressentinnen/Mietinteressenten vor Abschluss des Mietvertrages erhobene personenbezogene Daten über die Beantragung dieses Mietverhältnisses sowie Daten über nicht vertragsgemäßes oder betrügerisches Verhalten an die SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden. Die Datenweitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht an der Überprüfung der Bonität zukünftiger Mieterinnen/Mieter, um die
Zahlungsfähigkeit unserer Mieter sicherzustellen. Die SCHUFA verarbeitet Daten und verwendet sie auch zum Zwecke der Profilbildung (Scoring), um ihren Vertragspartnern im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz sowie ggf. weiteren Drittländern (sofern zu diesen ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht) Informationen unter anderem zur Beurteilung der Kreditwürdigkeit von natürlichen Personen zu geben. Nähere Informationen zur Tätigkeit der SCHUFA können dem SCHUFA-Informationsblatt entnommen oder online unter www.schufa.de/datenschutz eingesehen werden.

Datenübermittlungen in Drittländer

Bei der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger kann es auch zu Datenübermittlungen in sog. Drittländer außerhalb der EU/des EWR kommen, in denen die dortigen Gesetze möglicherweise nicht das gleiche Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bieten wie die DSGVO. Bitte beachten Sie, dass Daten, die in einem anderen Land verarbeitet werden, ausländischen Gesetzen unterliegen und für ausländische Regierungen, Gerichte, Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden zugänglich sein können. Wir werden uns jedoch bemühen, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um ein angemessenes Datenschutzniveau aufrechtzuerhalten, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Empfänger in solchen Ländern weitergeben.
Im Falle einer Übermittlung in ein Land außerhalb des EWR wird diese Übermittlung entweder durch einen so genannten Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission abgesichert, in dem erklärt wird, dass das betreffende Land ein angemessenes Datenschutzniveau bietet, oder, falls ein solcher Angemessenheitsbeschluss nicht vorliegt, durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de) und erforderlichenfalls durch zusätzliche Maßnahmen.

Speicherdauer

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten soweit und solange dies für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, diese länger aufzubewahren (z.B. zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Steuerrecht).

Ihre Rechte

Sie haben, je nach den Gegebenheiten des konkreten Falls, folgende Datenschutzrechte:

Auskunft über und Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen, ggfls. in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sowie Übermittlung der personenbezogenen Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen, soweit dies technisch machbar ist. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die tialPIIFestlegung
dieser Dauer, ein;
die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit deren Nutzung datenschutzrechtlich unzulässig ist, insbesondere, weil (i) die Daten unvollständig oder unrichtig sind, (ii) sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden nicht mehr notwendig sind, (iii) die Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte widerrufen wurde, oder (iv) Sie erfolgreich von einem Widerspruchsrecht zur Datenverarbeitung Gebrauch gemacht haben; in Fällen, in denen die Daten von dritten Parteien verarbeitet werden, werden wir Ihre Anträge auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung an diese dritten Parteien weiterleiten, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden;
rechtliche Maßnahmen zu ergreifen oder die zuständigen Aufsichtsbehörden anzurufen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte infolge einer nicht im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorgaben stehenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurden.
Zusätzlich hierzu steht Ihnen das Recht zu, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen, sofern wir Ihre personenbezogenen Daten zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen verarbeiten und Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Bei weiteren Fragen zur Datenverarbeitung oder zum Datenschutz steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter datenschutzbeauftragter@ext.grandcityproperty.de zur Verfügung.